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¿Qué pasa si incumple su obligación de depositar las cuentas anuales en el registro mercantil?

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En Palacio Asesores queremos recordarle que, para todas aquellas sociedades cuyo cierre de ejercicio social coincide con el año natural (31 de diciembre), el plazo para la formulación de las Cuentas Anuales por los administradores de las sociedades, correspondientes al ejercicio social cerrado a 31 de diciembre de 2017, finalizó el pasado día 31 de marzo de 2018, y el plazo para la aprobación de aquellas Cuentas Anuales por la Junta General de Socios/Accionistas de las mismas finalizará el próximo día 30 de junio de 2018. Y además en el mes siguiente a la celebración de la Junta General hemos de depositar las Cuentas Anuales 2017 en el Registro Mercantil.

Atención. Podrá demorar la presentación de las cuentas anuales como máximo hasta el día 30 de julio de 2017.

De acuerdo con la Ley de Sociedades de Capital, los administradores de la sociedad están obligados a elaborar las cuentas anuales en el plazo máximo de tres meses desde el cierre del ejercicio social, que si no se estipula otra fecha en los estatutos de la sociedad termina el 31 de diciembre de cada año.

También dentro de sus obligaciones está el convocar la junta general ordinaria en los seis primeros meses de cada ejercicio -normalmente antes de finalizar el mes de junio-, para aprobar las cuentas anuales del ejercicio anterior, censurar la  gestión social y resolver sobre la aplicación del resultado.

Una vez formuladas, dentro de los seis meses posteriores al cierre, dichas cuentas tienen que ser sometidas a la aprobación por parte de la junta general de las empresas, así como resolver sobre la aplicación del resultado del ejercicio de acuerdo con el balance aprobado, y es obligación de las empresas darle publicidad a las cuentas anuales, mediante el depósito en el registro mercantil, en el que esté inscrita la sociedad.

La presentación de las cuentas para su depósito en el Registro Mercantil estará dentro del plazo reglamentario si se presentan dentro del mes siguiente a fecha de celebración de la Junta en la que se aprueban. El cómputo del mes será de fecha a fecha.

¿Cuáles son las consecuencias de no presentar en plazo las cuentas anuales?

• Las sociedades no podrán inscribir en el Registro Mercantil ningún documento referido a la sociedad mientras el incumplimiento persista (excepto el cese del administrador, una revocación de poderes, la disolución de la sociedad y el nombramiento de liquidadores). Esto implica que no se podrán nombrar administradores ni otorgar poderes hasta que no estén depositadas las cuentas.
• El cierre del Registro Mercantil impedirá a terceros conocer la situación financiera de la sociedad, lo que provocará que se presuma que existen complicaciones económicas o de gestión de la sociedad.
• La imposición de sanciones administrativas que consisten en una multa que puede conllevar desde 1.200 euros hasta 60.000 euros. En el caso de que la facturación anual de la sociedad o, en su caso, del grupo de sociedades, sea superior a 6.000.000 euros, el límite de la multa por cada año de retraso se elevará a 300.000 euros.
• La responsabilidad del administrador, que deberá responder frente a la sociedad, los socios y los acreedores sociales de los daños y perjuicios que cause por no haber cumplido los deberes inherentes de su cargo, entre los que están el depósito de cuentas en el Registro Mercantil.
• La responsabilidad por deudas del administrador, en caso de que la sociedad se encuentre en una situación de insolvencia, ya que no depositar las cuentas anuales se considera como un supuesto de concurso de acreedores culpable.
• Cuando se constate que existe una causa legal para que la sociedad se disuelva y los administradores no actúen diligentemente en el plazo de dos meses, tendrán que responder solidariamente con su propio patrimonio por las deudas de la sociedad, es decir que se perderá la responsabilidad limitada.
En este sentido es importante que las empresas presenten las cuentas aunque lo antes posible, dentro del plazo legal, si no quiere ser sancionada. Además del perjuicio económico que puede suponer la sanción, no hay que olvidar el alcance que puede tener en la reputación de la empresa, ya que el cierre del Registro Mercantil impide a los terceros conocer la situación financiera de la sociedad, produciendo a efectos legales la presunción para los acreedores o terceros de la existencia de complicaciones económicas o de gestión de la sociedad.

No obstante lo anterior, si las cuentas anuales no se hubieran depositado por no estar aprobadas por la junta general, el cierre registral podrá evitarse si esta circunstancia se acredita con certificación del órgano de administración expresando la causa de la falta de aprobación. Si esta situación persiste, debe presentarse la certificación cada 6 meses.

¿Se puede cobrar un dividendo a cuenta antes de final del año?

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En esta época del año (último trimestre del año), donde las entidades mercantiles ya tienen una estimación más o menos real del signo y cuantía aproximada de los que serán resultados de su empresa al finalizar el ejercicio, suele ser habitual la entrega a cuenta de dividendos para premiar la fidelidad del accionista/socio.

Lo normal es que una sociedad reparta el beneficio obtenido en un ejercicio en el mes de junio del año siguiente. En ese momento deberá de cumplir con las obligaciones mercantiles (dotar las correspondiente reservas, eliminar en su caso resultados negativos de ejercicios anteriores) y repartir a los socios el dividendo correspondiente.

Sin embargo, es posible pagar a los socios en cualquier otra fecha un dividendo a cuenta si se cumplen con los requisitos que exige el artículo 277 de la ley de Sociedades de Capital.

 

Cantidades a cuenta de dividendos

 Efectivamente, el artículo 277 de la Ley de Sociedades de Capital establece que la distribución entre los socios de cantidades a cuenta de dividendos sólo podrá acordarse por la junta general o por los administradores bajo las siguientes condiciones:

 

  1. a) Los administradores formularán un estado contable en el que se ponga de manifiesto que existe liquidez suficiente para la distribución. Dicho estado se incluirá posteriormente en la memoria.
  2. b) La cantidad a distribuir no podrá exceder de la cuantía de los resultados obtenidos desde el fin del último ejercicio, deducidas las pérdidas procedentes de ejercicios anteriores y las cantidades con las que deban dotarse las reservas obligatorias por ley o por disposición estatutaria, así como la estimación del impuesto a pagar sobre dichos resultados.

 

Restitución de dividendos

Cualquier distribución de dividendos o de cantidades a cuenta de dividendos que contravenga lo establecido en esta ley deberá ser restituida por los socios que los hubieren percibido, con el interés legal correspondiente, cuando la sociedad pruebe que los perceptores conocían la irregularidad de la distribución o que, habida cuenta de las circunstancias, no podían ignorarla.

Obligatoriedad del contrato del consejero-delegado con las sociedades mercantiles

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El artículo 249.3 de la Ley de Sociedades de Capital, modificado por la Ley 31/2014 y con efectos desde el 24 de diciembre de 2014, establece con relación a la delegación de facultades del consejo de administración, que cuando un miembro del consejo de administración sea nombrado consejero delegado o se le atribuyan funciones ejecutivas en virtud de otro título (por ejemplo, mediante poder general), será necesario que se celebre un contrato entre este y la sociedad que deberá ser aprobado previamente por el consejo de administración con el voto favorable de las dos terceras partes de sus miembros. El consejero afectado deberá abstenerse de asistir a la deliberación y de participar en la votación. El contrato aprobado deberá incorporarse como anejo al acta de la sesión.

 

Delegación de facultades del consejo de administración

 Debemos recordar que cuando los estatutos de la sociedad no dispusieran lo contrario y sin perjuicio de los apoderamientos que pueda conferir a cualquier persona, el consejo de administración podrá designar de entre sus miembros a uno o varios consejeros delegados o comisiones ejecutivas, estableciendo el contenido, los límites y las modalidades de delegación.

El Conejero delegado es, antes que nada, un miembro del “Consejo de administración” de una sociedad anónima o limitada, al que el propio Consejo acuerda que se le deleguen ciertas facultades de gestión y/o representación.

Sólo si existe Consejo de Administración puede hablarse de delegación de facultades. El administrador único o los administradores solidarios pueden apoderar pero no delegar sus facultades en otros órganos.

Atención. La delegación permanente de alguna facultad del consejo de administración en la comisión ejecutiva o en el consejero delegado y la designación de los administradores que hayan de ocupar tales cargos requerirán para su validez el voto favorable de las dos terceras partes de los componentes del consejo y no producirán efecto alguno hasta su inscripción en el Registro Mercantil.

En ningún caso podrán ser objeto de delegación:

a) La supervisión del efectivo funcionamiento de las comisiones que hubiera constituido y de la actuación de los órganos delegados y de los directivos que hubiera designado.

b) La determinación de las políticas y estrategias generales de la sociedad.

c) La autorización o dispensa de las obligaciones derivadas del deber de lealtad.

d) Su propia organización y funcionamiento.

e) La formulación de las cuentas anuales y su presentación a la junta general.

f) La formulación de cualquier clase de informe exigido por la ley al órgano de administración siempre y cuando la operación a que se refiere el informe no pueda ser delegada.

g) El nombramiento y destitución de los consejeros delegados de la sociedad, así como el establecimiento de las condiciones de su contrato.

h) El nombramiento y destitución de los directivos que tuvieran dependencia directa del consejo o de alguno de sus miembros, así como el establecimiento de las condiciones básicas de sus contratos, incluyendo su retribución.

i) Las decisiones relativas a la remuneración de los consejeros, dentro del marco estatutario y, en su caso, de la política de remuneraciones aprobada por la junta general.

j) La convocatoria de la junta general de accionistas y la elaboración del orden del día y la propuesta de acuerdos.

k) La política relativa a las acciones o participaciones propias.

l) Las facultades que la junta general hubiera delegado en el consejo de administración, salvo que hubiera sido expresamente autorizado por ella para subdelegarlas.

 

La necesidad de suscripción de un contrato entre el Consejero delegado y la sociedad

Como ya hemos comentado, la Ley exige que cuando un miembro del Consejo de administración sea nombrado Consejero delegado o se le atribuyan funciones ejecutivas por otro título (por ejemplo, mediante poder general), se suscriba un contrato que deberá ser previamente aprobado por el Consejo, con el voto favorable de las dos terceras partes.

Es un contrato añadido al contrato que el delegado tiene con la sociedad en su calidad de miembro del consejo de administración. Y es un contrato de celebración expresa obligatoria, esto es, se requiere la declaración de voluntad de la sociedad (emitida por el Consejo de Administración) y la declaración de voluntad del consejero-delegado emitida de forma expresa y la documentación por escrito de su contenido. La Ley de Sociedades de Capital no entra a valorar si la naturaleza del contrato debe ser laboral ordinaria o de alta dirección.

Atención. En el caso de administradores únicos, mancomunados o solidarios la Ley no exige la firma de contrato alguno, sino que bastará con que sus retribuciones e indemnizaciones se configuren en los propios estatutos de la sociedad.

La Dirección General del Registro y Notariado (DGRN) ha señalado que debe admitirse una cláusula estatutaria que, a la vez que establezca el carácter gratuito del cargo de administrador –con la consecuencia de que no perciba retribución alguna por sus servicios como tal– añada que el desempeño del cargo de consejero delegado será remunerado mediante la formalización del correspondiente contrato.

La Ley de Sociedades de Capital señala que en el contrato se detallarán todos los conceptos por los que pueda obtener una retribución por el desempeño de funciones ejecutivas, incluyendo, en su caso, la eventual indemnización por cese anticipado en dichas funciones y las cantidades a abonar por la sociedad en concepto de primas de seguro o de contribución a sistemas de ahorro.

Atención. El consejero no podrá percibir retribución alguna por el desempeño de funciones ejecutivas cuyas cantidades o conceptos no estén previstos en ese contrato.

El contrato deberá ser conforme con la política de retribuciones aprobada, en su caso, por la junta general.

Aunque la Ley de Sociedades de Capital en este tema habla sólo de la retribución, el contrato de consejero-delegado puede tener el contenido que las partes quieran darle con los límites que deriven de su naturaleza. Por tanto, las partes no pueden liberar al consejero-delegado de las obligaciones y deberes que la ley impone a los administradores en general y los mismos límites que se imponen a la actuación de los administradores en general serán aplicables al contrato de consejero-delegado.

El contrato con el consejero-delegado es una información relevante para los socios, de manera que el Consejo no puede denegar su exhibición a los socios a solicitud de cualquiera de éstos, que pueden ejercer su derecho de información.

Atención. Recientemente el Registro Mercantil está rechazando la inscripción del nombramiento de un Consejero Delegado, si no se hace constar en la certificación del acuerdo o en la escritura que se ha celebrado este contrato.

Es importante que cuente con un buen asesoramiento legal para poder analizar y desarrollar este tipo de contrato de administración del consejero-delegado. Por ello, pueden ponerse en contacto con nuestro despacho profesional para cualquier duda o aclaración que puedan tener al respecto.