De acuerdo con la nueva Ley 9/2017, de 8 de noviembre, de Contratos del Sector Público, desde el 1 de julio de 2018, las empresas que sean subcontratadas para trabajar con la Administración también deberán facturar por vía electrónica.

En concreto, desde el pasado 1 de julio de 2018, las empresas que presentan facturas a las administraciones públicas por importe superior a 5.000 euros deben facturar por vía electrónica y presentar sus facturas a través del “Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas” de la página web de la administración con la que hayan contratado. Esta obligación también se extenderá a los subcontratistas que, a su vez, sean contratados por quienes realicen obras y servicios para la Administración.

De este modo, cuando un contratista haya obtenido un contrato para prestar bienes o servicios a una Administración, y éste, a su vez acude a un autónomo o pyme, para cubrir parte de ese contrato, esta persona pasará a ser un subcontratista y estará sujeto a esta nueva obligación.

De acuerdo con la nueva Ley de Contratación Pública, desde el pasado 1 de julio aquellos autónomos y pymes que actúen como subcontratistas, y siempre que el destinatario final sea la Administración Pública, tendrán la obligación de presentar en formato factura en los servicios prestados o bienes entregados al contratista principal.

El subcontratista deberá entregar el documento justificativo al contratista a través de un Registro, y el contratista hará lo mismo para su remisión al órgano administrativo al que corresponda la tramitación de la factura.

Por ahora el FACe (Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas) es el punto general de entrada de facturas electrónicas de la Administración General del Estado.

El subcontratista tendrá que presentar la factura electrónica en un repositorio llamado Registro Electrónico Unificado (teóricamente debería estar disponible desde el 30 de junio). El contratista principal accederá al nuevo Registro electrónico unificado y será quien lo facture a la Administración Pública mediante factura electrónica, esto último como ya es habitual.

Actividad principal

La obligación de facturar por vía electrónica sólo será aplicable en caso de contratistas que subcontraten su actividad principal y hayan obtenido autorización de la Administración para hacerlo. Las entidades que presten servicios accesorios a dichos contratistas sin intervenir directamente en la obra o servicio públicos podrán seguir remitiendo sus facturas normalmente.

Requisitos

Los requisitos para que los subcontratistas deban facturar por vía electrónica son los mismos que deben reunir los contratistas:

• Las facturas deberán ser de un importe superior a los 5.000 euros.
• Los profesionales y empresarios individuales podrán seguir facturando en papel (este cambio sólo afecta a sociedades).  No obstante, dado que el nuevo sistema aumenta las posibilidades de cobrar en plazo, es recomendable utilizarlo en todo caso.

¿Cómo funciona la factura electrónica obligatoria?

Una factura electrónica tiene que cumplir con los mismos requisitos que una factura en formato papel. El documento debe contener los campos exigibles a toda factura y ser transmitido de un ordenador a otro recogiendo el consentimiento de ambas partes.

• Legibilidad: es decir, que pueda ser leída sin dificultad. Con el documento electrónico es más fácil de garantizar que en formato papel.
• Autenticidad del origen de la factura: implica que se tiene que garantizar la identidad del proveedor de los bienes o prestador de los servicios facturados, y la del emisor de la factura, en caso de no ser el mismo.
• Integridad del contenido de la factura: tiene que ser posible garantizar que el contenido de la factura no ha sido modificado.

Estos cambios, que entraron en vigor el pasado 1 de julio, facilitarán los trámites de las facturas entre contratistas y subcontratados. Beneficiando a ambas partes en ahorro de dinero y tiempo y generando un mismo formato que el resto de países europeos, facilitando las transacciones comerciales entre países. Así como cabe destacar, la creación de un registro único donde poder encontrar los documentos electrónicos de manera rápida y sencilla y poder presentarlas a la Administración de una manera ágil y práctica.