Cuidado con los pagos en efectivo

Si realiza trabajos de rehabilitación, albañilería, etc., y cobra en efectivo, sepa que existen limitaciones a esta práctica…

La Ley 7/2012 de prevención y lucha contra el fraude prohíbe los pagos en efectivo (en metálico o cheque al portador) por importe igual o superior a 2.500 euros o su contravalor en moneda extranjera:

  • La limitación no se aplica si las dos partes son particulares. Así pues, una de ellas debe ser empresario o profesional.
  • El límite es de 15.000 euros si el pago lo realiza un particular no residente en España.
  • Si se incumple esta limitación, Hacienda puede imponer una multa del 25% del importe pagado en efectivo, pudiendo imponerla tanto a quien paga como a quien cobra, o a ambos (aunque quien denuncia los hechos no es sancionado).

A efectos del cálculo de las cuantías indicadas, se sumarán los importes de todas las operaciones o pagos en que se haya podido fraccionar la entrega de bienes o la prestación de servicios.

Se entenderá por efectivo los medios de pago definidos en el artículo 34.2 de la Ley 10/2010, de 28 de abril, de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo. En particular, se incluyen:

  • El papel moneda y la moneda metálica, nacionales o extranjeros.
  • Los cheques bancarios al portador denominados en cualquier moneda.
  • Cualquier otro medio físico, incluidos los electrónicos, concebido para ser utilizado como medio de pago al portador.

Respecto de las operaciones que no puedan pagarse en efectivo, los intervinientes en las operaciones deberán conservar los justificantes del pago, durante el plazo de cinco años desde la fecha del mismo, para acreditar que se efectuó a través de alguno de los medios de pago distintos al efectivo. Asimismo, están obligados a aportar estos justificantes a requerimiento de la Agencia Estatal de Administración Tributaria.

Esta limitación no resultará aplicable a los pagos e ingresos realizados en entidades de crédito.

Si por cualquier motivo una administración pidiera justificar un pago en efectivo, es posible acreditarlo con los siguientes documentos:

  • Un recibo
  • Las cartas de pago suscritas o validadas por órganos competentes o entidades autorizados para recibir el pago
  • Certificaciones acreditativas del ingreso
  • Cualquier otro documento que tenga el carácter de justificante de pago para Hacienda

Asimismo, Hacienda ha establecido algunos criterios:

  • Si en una misma factura se documentan varias entregas de bienes o servicios independientes, la limitación sólo afecta a las operaciones con importe a partir de 2.500 euros. De este modo, si en una factura de 4.000 euros se incluyen dos operaciones independientes de 2.000 euros cada una, dicha factura puede ser satisfecha en efectivo.
  • En operaciones de tracto sucesivo (alquileres, contratos de suministro, cuotas de asesoría, etc.) debe tenerse en cuenta el momento en el que son exigibles los pagos según contrato, así como su importe. Si el pago exigible en cada cuota (por ejemplo, la mensualidad del alquiler) es menor a 2.500 euros, puede pagarse en efectivo.
  • Las operaciones de 2.500 euros o más no pueden pagarse parcialmente en efectivo, aunque lo pagado en metálico no alcance dicho límite. Tampoco puede procederse de este modo aunque el pago de una parte quede aplazado.

Ejemplo:

Su empresa ha vendido una máquina a un cliente por 8.000 euros. El comprador le ofrece pagarle 2.400 euros en efectivo y el resto mediante transferencia bancaria. ¡Atención! Pues bien, no se la juegue. Si Hacienda se entera de dicha venta le podría imponer una sanción del 25% del importe cobrado en efectivo, es decir, 600 euros (2.400 x 25%).

Casos particulares

Pago de nóminas por empresario o profesional

Se plantea si se encuentra sometido a las limitaciones al pago el abono por un empresario de la nómina mensual a su empleado que asciende a 3.000 euros.

Se trata de una prestación de servicios (operación) en la que una de las partes intervinientes actúa en calidad de empresario o profesional, por lo que se encuentra sometido a la prohibición de pago en efectivo si su importe es igual o superior a 2.500 euros.

El art. 29.4 del Texto Refundido de la Ley del Estatuto de los Trabajadores (aprobado por Real Decreto Legislativo 1/1995, de 24 de marzo) permite que el pago se efectúe en efectivo («en moneda de curso legal»), pero si su importe es igual o mayor de 2.500 euros esta posibilidad se verá limitada por el art. 7 de la Ley 7/2012. 

El pago a cada trabajador se trata de una operación distinta, por lo que el límite se aplica a cada uno de los trabajadores y no al total de las nóminas pagadas por la empresa. Así, si un empresario paga a algunos trabajadores una nómina inferior a 2.500 euros y a otros una cantidad superior a ese importe, sólo se encuentra sometido a la limitación a los pagos en efectivo por estas últimas nóminas.

Pago de recibos en las oficinas de correos

Se plantea si son de aplicación las limitaciones a los pagos en efectivo a los pagos de recibos en las oficinas de Correos. Se señala que estos pagos suelen corresponder fundamentalmente a suministros de servicios (agua, electricidad, gas, etc.).

El servicio de cobro consiste en que los clientes que lo deseen pueden acudir a las oficinas de Correos a realizar determinados tipos de pagos, que normalmente son suministros.

Cuando se trate del pago de suministros, el perceptor de los pagos será una persona o entidad que actúa en calidad de empresario o profesional, y que se encuentra sujeta a las limitaciones a los pagos en efectivo. Las oficinas de Correos, al actuar en nombre y por cuenta de los cobradores, deberán atenerse a las limitaciones que la Ley impone a sus mandantes. Luego, las oficinas de Correos no podrá admitir el cobro en efectivo si el importe de la operación es de cuantía igual o superior a 2.500 euros.

Pago efectivo en cuenta bancaria del destinatario del pago

Se plantea si los clientes de una empresa pueden satisfacer en efectivo los pagos superiores a 2.500 euros en la cuenta bancaria de la empresa, cuando queda identificada la persona o entidad que realiza el ingreso y la operación o número de factura.

El artículo 7.Uno.5 establece que la limitación a los pagos en efectivo no resultará aplicable a los pagos e ingresos realizados en entidades de crédito. Por tanto, si el cliente efectúa el ingreso superior a 2.500 euros directamente en la cuenta bancaria que le indica la empresa, identificando la operación o número de factura a que se refiere el pago y la persona que realiza la imposición en efectivo, no se incumplen las limitaciones a los pagos en efectivo.

Ambos intervinientes, pagador y receptor, deberán conservar los justificantes del pago durante el plazo de cinco años desde la fecha del mismo (art. 7.Uno.4 de la Ley 7/2012).

Pago en efectivo de tributos y sanciones

Se plantea si puede pagarse en efectivo en la caja de una Corporación Local un tributo o una multa cuyo importe supera los 2.500 euros.

La relación jurídico-tributaria es el conjunto de obligaciones y deberes, derechos y potestades originados por la aplicación de los tributos (art. 17.1 LGT), por lo que no se trata propiamente de una operación, sino del ejercicio de una potestad pública que determina el pago de una obligación de derecho público ex lege. Lo mismo puede decirse de las multas o sanciones pecuniarias derivadas de infracciones de Derecho público.

Por consiguiente, en el caso de que la normativa de los tributos locales no establezca un medio de pago específico de un tributo y permita los pagos por Caja, se podrían realizar el pago en efectivo, aunque superase los 2.500 euros.

Fianza pagada en efectivo

En el caso de alquileres, esta norma es aplicable cuando alguna de las partes sea una SA o una SL. Y también lo es en los arrendamientos de local (ya que el arrendatario será un empresario o profesional), o cuando el propietario gestiona el alquiler como una actividad económica.

Pues bien, respecto a la fianza, si ésta es depositada en el organismo correspondiente de la comunidad autónoma, no se aplica la limitación (por lo que puede pagarse en efectivo sea cual sea su importe). En cambio, si el propietario mantiene la fianza en su poder, sin depositarla, sí que se aplica esta limitación.

La asistencia a las Juntas Generales de la sociedad

Le recordamos que de acuerdo con la Ley de Sociedades de Capital, su sociedad debe celebrar de forma obligatoria anualmente la Junta General ordinaria de socios, y que la convocatoria y celebración de la misma da lugar a la posibilidad de ejercitar varios de los derechos que como socios disponen a través de los cuales pueden obtener información sobre la sociedad.

La Junta general ordinaria es la reunión de los socios que se celebra cumpliendo los requisitos legales para deliberar y decidir sobre las materias que son de su competencia. En particular, la junta general ordinaria de socios es aquella que, obligatoriamente, ha de reunirse al menos una vez al año dentro del primer semestre de cada ejercicio con la finalidad de:

  • aprobar las cuentas anuales del ejercicio anterior
  • resolver sobre la aplicación del resultado
  • aprobar, en su caso, la gestión social del órgano de administración.

Entre los derechos que asisten a los socios desde la convocatoria de la Junta General ordinaria hasta su celebración, está el derecho de asistencia a la Junta General. Pueden asistir personalmente o bien debidamente representados.

Atención. Sólo en el ámbito de las sociedades de responsabilidad limitada, a partir de la convocatoria de la junta general, el socio o conjunto de socios que representen al menos el 5% del capital social podrán examinar en el domicilio social, por sí mismos o con un experto contable, los documentos que sirvan de soporte y de antecedente de las cuentas anuales.

El derecho de asistencia a la Junta ¿está reconocido a todos los accionistas?

Sí. En el caso de una sociedad de responsabilidad limitada todos los socios tienen derecho a asistir a la junta general. Los estatutos no podrán exigir para la asistencia a la junta general la titularidad de un número mínimo de participaciones.

No obstante, en el caso de una sociedad anónima, los estatutos podrán exigir, respecto de todas las acciones, cualquiera que sea su clase o serie, la posesión de un número mínimo para asistir a la junta general sin que, en ningún caso, el número exigido pueda ser superior al uno por mil del capital social.

Atención. Los accionistas sin voto, sí podrán asistir a la Junta ya que el derecho de asistencia y el derecho de voto son independientes. Así, el titular de acciones sin voto, aunque no puede emitir voto, sí puede participar en las deliberaciones previas a la votación.

Aunque el derecho de asistencia está reconocido expresamente a los accionistas, esto no implica que sólo estos puedan acudir a las Juntas. Así, por ejemplo, los administradores, de una u otra sociedad, deberán asistir obligatoriamente a las juntas generales. Son muchas las Sentencias que han declarado la nulidad de los acuerdos sociales por la ausencia de los administradores en la Junta.

Además, los estatutos podrán autorizar u ordenar la asistencia de directores, gerentes, técnicos y demás personas que tengan interés en la buena marcha de los asuntos sociales.

El presidente de la junta general además podrá autorizar la asistencia de cualquier otra persona que juzgue conveniente. La junta, no obstante, podrá revocar dicha autorización. Esto será de aplicación a la sociedad de responsabilidad limitada, salvo que los estatutos dispusieran otra cosa.

Atención. Impedir a un socio formar parte de la Junta es motivo de nulidad de la misma y por lo tanto, los acuerdos adoptados en dicha Junta podrán ser impugnados.

Acta notarial: la presencia de un Notario en la Junta

En cuanto a la presencia de Notario, la Ley dispone que los administradores podrán requerir la presencia de notario para que levante acta de la junta general y estarán obligados a hacerlo siempre que, con cinco días de antelación al previsto para la celebración de la junta, lo soliciten socios que representen, al menos, el uno por ciento del capital social en la sociedad anónima o el cinco por ciento en la sociedad de responsabilidad limitada. En este caso, los acuerdos sólo serán eficaces si constan en acta notarial.

Atención. El accionista que sea titular el 1% del capital social de la sociedad anónima y el 5% de la sociedad de responsabilidad limitada podrá solicitar al órgano de administración la designación de un Notario para que asista a la Junta General de Socios y levante acta de la Junta General.

El acta notarial no se someterá a trámite de aprobación, tendrá la consideración de acta de la junta y los acuerdos que consten en ella podrán ejecutarse a partir de la fecha de su cierre.

Los honorarios notariales serán de cargo de la sociedad.

Especialidad para las sociedades anónimas: titulares de acciones nominativas y de acciones representadas por medio de anotaciones en cuenta

En la sociedad anónima los estatutos podrán condicionar el derecho de asistencia a la junta general a la legitimación anticipada del accionista, pero en ningún caso podrán impedir el ejercicio de tal derecho a los titulares de acciones nominativas y de acciones representadas por medio de anotaciones en cuenta que las tengan inscritas en sus respectivos registros con cinco días de antelación a aquel en que haya de celebrarse la junta, ni a los tenedores de acciones al portador que con la misma antelación hayan efectuado el depósito de sus acciones o, en su caso, del certificado acreditativo de su depósito en una entidad autorizada, en la forma prevista por los estatutos. Si los estatutos no contienen una previsión a este último respecto, el depósito podrá hacerse en el domicilio social.

El documento que acredite el cumplimiento de estos requisitos será nominativo y surtirá eficacia legitimadora frente a la sociedad.

Las cuotas del seguro descontadas de la nómina por la empresa ¿se consideran retribución en especie en el IRPF?

Cuando se contrata un seguro médico para un trabajador, su cónyuge y sus descendientes, dicha retribución en especie está exenta en el IRPF hasta el tope de 500 euros anuales por beneficiario.

Como ya sabe, el salario en especie o  comúnmente llamada retribución flexible, consiste en una prestación diferente al dinero, que se ha convenido entre trabajador y empresa, y que debe de cumplir ciertos requisitos legales.

Definición de retribución en especie

Es la parte del sueldo del trabajador que la empresa le ofrece en forma de servicios, regalos y similares. Su cuantía no debe exceder del 30 % de la cantidad a percibir por el empleado. Esta posibilidad ha de estar recogida en el convenio correspondiente o provenir de un acuerdo entre las partes implicadas. Es importante subrayar que el empresario no puede obligar al trabajador a cobrar de esta forma. Si el convenio así lo reconoce, estas retribuciones no serán consideradas como salario.

No toda percepción en especie que reciba el trabajador de su empresario es salario, de manera que es preciso diferenciar el salario en especie de las percepciones extrasalariales que pretenden compensar al trabajador por los gastos producidos en la relación laboral.

Atención. Constituyen rentas en especie la utilización, consumo u obtención, para fines particulares, de bienes, derechos o servicios de forma gratuita o por precio inferior al normal de mercado, aun cuando no supongan un gasto real para quien las conceda.

Cuando el pagador de las rentas entregue al contribuyente importes en metálico para que éste adquiera los bienes, derechos o servicios, la renta tendrá la consideración de dineraria

Ejemplos de retribución en especie:

– Pago del alquiler y de los suministros esenciales de una vivienda.

– Dietas.

– Pago de una póliza de seguros no obligatoria

– Uso del vehículo de la empresa y de su aparcamiento.

– Entrega de cheques restaurante y uso del comedor.

– Abono del transporte público, con un límite de 1.500 euros al año.

– Ayuda al pago del vehículo del trabajador

No se considera retribución en especie:

– El pago equivalente en metálico de lo que se iba a ofrecer.

– La entrega de acciones de la empresa.

– Los cursos de formación ligados a la actualización de los conocimientos imprescindibles para el desarrollo del trabajo.

– La rebaja en el precio de servicios inherentes a la labor profesional.

– El uso de las zonas de la empresa destinadas a la formación o promoción cultural.

– etc.

El pago de las pólizas del seguro de accidente o enfermedad

Entre las retribuciones de trabajo en especie, queremos recordarles que están exentas las primas o cuotas satisfechas a entidades aseguradoras para la cobertura de enfermedad, cuando se cumplan los siguientes requisitos y límites:

  1. Que la cobertura de enfermedad alcance al propio trabajador, pudiendo también alcanzar a su cónyuge y descendientes.
  2. Que las primas o cuotas satisfechas no excedan de 500 euros anuales por cada una de las personas señaladas en el párrafo anterior o de 1.500 euros para cada una de ellas con discapacidad. El exceso sobre dicha cuantía constituirá retribución en especie. 

Por tanto, existen dos posible vías para que una empresa introduzca un seguro médico o de salud en el salario del trabajador/a:

– Como salario en especie

– Dentro de una política de retribución flexible en la que se pacta una minoración salarial a cambio del pago de un seguro médico para el trabajador o su familia.

Pero ¿Qué ocurre cuando la empresa paga las cuotas del seguro de enfermedad de su trabajador y además, la empresa se hace cargo del importe de las cuotas de sus hijos, descontándolo del neto de la nómina?

En estos casos, la DGT en CV 0422-19 ha señalado que:

  • Cuando se contrata un seguro médico para un trabajador, su cónyuge y sus descendientes, dicha retribución en especie está exenta en el IRPF hasta el tope de 500 euros anuales por beneficiario. Así, en el caso indicado, la exención se aplica al seguro que cubre al trabajador, ya que la empresa abona el gasto directamente a la compañía aseguradora.
  • Ahora bien, las cuotas de los hijos no son salario en especie (sino dinerario), ya que sólo se produce una mediación en el pago (la empresa descuenta el dinero para pagarlo a la compañía).

En consecuencia, tratándose de simples mediaciones de pago realizadas en los términos descritos, no cabe entender que las cantidades abonadas por la empresa a un tercero se califiquen como rendimientos del trabajo en especie para el trabajador, sino que se tratará de una aplicación de los rendimientos del trabajo dinerarios a un determinado concepto de gasto.

El IVA en los anticipos de clientes

Cuando se recibe un anticipo, se debe emitir una factura, en la que debe ir desglosado el IVA, que se debe ingresar en la próxima declaración, no en la declaración relativa a la fecha de emisión de la factura.

En ocasiones se habrá preguntado cuándo ha de declarar el IVA en los anticipos de clientes., o preguntas como ¿He de hacer una factura por el anticipo? ¿He de descontarlo de la factura definitiva?

El anticipo de cliente es la cantidad de dinero que un cliente nos entrega a cuenta de una venta o servicio. Muchos empresarios o profesionales a veces no ingresan el IVA de los anticipos por desconocimiento o un mal asesoramiento. Piensan que es una provisión de fondos y que ya lo facturarán todo cuando se realice la venta definitiva.

Atención. Es una práctica errónea, pero relativamente habitual, no ingresar el IVA de los anticipos recibidos de los clientes, ya que se piensa que no hay problema, pues ya se facturará todo cuando se emita la factura de venta.

El anticipo no es más que el dinero que se recibe en el momento actual a cuenta de una futura venta o prestación de servicios y que lógicamente, se descontará del precio final en el momento en que se produzca la venta o el servicio.

Como veremos más adelante, el anticipo se debe documentar y se hará mediante una factura. No es suficiente con hacerlo en un recibí, o en un albarán o factura proforma. El documento debe ser la factura con su IVA correspondiente con la mención expresa de “anticipo”.

La Ley del IVA y el devengo del anticipo

En relación con los anticipos, la Ley 37/1992 del IVA, en su artículo 75.dos, regula el devengo de los anticipos, y dice:

“No obstante lo dispuesto en el apartado anterior, en las operaciones sujetas a gravamen que originen pagos anticipados anteriores a la realización del hecho imponible el impuesto se devengará en el momento del cobro total o parcial del precio por los importes efectivamente percibidos”.

En base a lo anterior debe tener claro que si recibe un anticipo deberá emitir una factura. En esta factura deberá de ir desglosado el IVA que ingresará en la próxima declaración.

Atención. El IVA lo tiene que ingresar en el trimestre de la fecha que lo cobre. No en la declaración correspondiente al trimestre de la fecha de la factura.

Por lo tanto, cuando se recibe un anticipo, se debe emitir una factura, en la que debe ir desglosado el IVA, que se debe ingresar en la próxima declaración, no en la declaración relativa a la fecha de emisión de la factura. Cuando se formalice la venta, en la nueva factura se deben descontar los anticipos recibidos, reflejándose solo el IVA pendiente de facturar.

¿Cuándo no hemos de expedir factura por el anticipo de un cliente?

El artículo 2 del Reglamento de Facturación nos detalla cuando hay  obligación de expedir factura y sobre los anticipos de clientes nos dice lo siguiente:

“También deberá expedirse factura y copia de esta por los pagos recibidos con anterioridad a la realización de las entregas de bienes o prestaciones de servicios por las que deba asimismo cumplirse esta obligación conforme al párrafo anterior, a excepción de las entregas de bienes exentas del Impuesto sobre el Valor Añadido por aplicación de lo dispuesto en el artículo 25 de la Ley del Impuesto“.

Por lo tanto, no es obligatorio expedir factura por los anticipos en el caso de las ENTREGAS INTRACOMUNITARIAS.

Modelo 347. Declaración anual de operaciones con terceros

Por otro lado, tenga en cuenta que en el modelo 347, o declaración anual de operaciones con terceros, la información se desglosa por trimestres, si el anticipo y la operación son en trimestre distintos podrían producirse incoherencias entre la declaración del deudor y la del acreedor.

Por tanto, para evitar la posible sanción por ingresar el IVA fuera de plazo y por la incorrección en la declaración de operaciones con terceros, si se encuentra en esta situación, le recomendamos que repercuta el IVA de los anticipos y los ingrese en el momento de su cobro, y no en la declaración correspondiente a la fecha de la factura.

Atención. Si el anticipo se hizo en un trimestre y la operación final en otro, es posible que nuestra declaración (mal hecha) no coincida con la información que también envía a Hacienda nuestro cliente y “salten las alarmas.” Si nos detectan tendremos que responder a dos posibles sanciones. Una de ellas por ingresar el IVA en el trimestre equivocado (ingresos fuera de plazo) y otra por presentar de manera incorrecta el Modelo 347.

Ejemplo:

El 15 de mayo de 2019 recibe un anticipo de un cliente por importe de 605 euros como adelanto del pago de un servicio que prestarás en el mes de julio por importe total de 1.500 euros (IVA no incluido).

Ese día deberá expedir la factura por el anticipo:

Factura

 Anticipo a cuenta 500,00
 IVA  (21%) 105,00
  
 Total factura 605,00

Al prestar el servicio el 20 de julio debe hacer la factura por la totalidad y reflejar el anticipo realizado:

Factura

 Descripción del servicio realizado 1.500,00
 – Anticipo a cuenta 500,00
 IVA (21%1.000) 210,00
  
 Total factura 1.210,00

En este ejemplo, como el anticipo lo cobró en mayo deberás incluir el IVA repercutido (105 euros) en la declaración correspondiente al segundo trimestre.

Al realizar la operación en julio, deberá declarar el resto del IVA (210 euros) en el tercer trimestre.

Guía para no perderse sobre el Registro de jornada laboral

Como ya le informamos en su día, el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo, ha modifica el artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores (ET), con efectos desde el pasado 12 de mayo de 2019, para establecer la obligación empresarial de garantizar el registro diario de jornada de toda su plantilla, incluyendo la de los contratados a jornada completa.

El registro horario se aplica a la totalidad de trabajadores, al margen de su categoría o grupo profesional, a todos los sectores de actividad y a todas las empresas, cualquiera que sea su tamaño u organización del trabajo, siempre y cuando estén incluidas en el ámbito de aplicación que define el artículo 1 ET. Así, las empresas quedan obligadas al registro diario de jornada también respecto de trabajadores “móviles”, comerciales, temporales, trabajadores a distancia o cualesquiera otras situaciones en las que la prestación laboral no se desenvuelve, total o parcialmente, en el centro de trabajo de la empresa.

No obstante hay algunas peculiaridades o excepciones, como por ejemplo a las relaciones laborales de carácter especial, en cuyo caso se habrá de estar a lo establecido en su normativa específica y atender tanto a la forma y extensión con que esté regulada la jornada de trabajo como a las reglas de supletoriedad establecidas en cada caso. En concreto, queda completamente excepcionada de la aplicación de la norma el personal de alta dirección

En concreto, se establece la obligación de:

  • Las empresas de garantizar el registro horario de la jornada que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que establece en propio precepto estatutario.
  • Organizar y documentar el registro de jornada bien mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, mediante decisión del empresario previa consulta con los representantes de los trabajadores en la empresa (Por ejemplo, mediante un sistema de fichajes o con un registro manual que documente la hora de entrada y de salida).
  • Conservar los registros durante 4 años y tenerlos a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
  • El incumplimiento de estas obligaciones se considera infracción grave. Ello implicará que podría derivarse propuesta de sanción con causa tanto en la no instauración del registro de jornada, como en un incumplimiento referido a la conservación de los datos del registro, o a la participación de los representantes legales de los trabajadores en su confección. Recordemos que la sanción derivada de una infracción grave en materia de relaciones laborales y empleo podría ser sancionada con una multa de, entre 626 y 6.250€

Guía sobre el registro de jornada publicada por el Ministerio de Trabajo

Desde la publicación del Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo, se han recibido en la Dirección General de Trabajo diversas consultas en materia de registro de jornada.

Por ello, el Ministerio de Trabajo, Migraciones y Seguridad Social, ha elaborado un documento o Guía con el fin de facilitar la aplicación práctica de la norma, en el que se recogen criterios, a mero título informativo, en relación con este deber formal empresarial, sin perjuicio de la interpretación de la norma que corresponde a los Juzgados y Tribunales del orden social.

La Guía se divide en:

  • Preguntas relativas al ámbito de aplicación del registro horario regulado en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores.
  • Preguntas sobre el contenido y el sistema de registro.
  • Preguntas sobre conservación y acceso al registro.
  • Preguntas sobre el registro de horas extraordinarias.

Junto con todo lo ya adelantado hasta el momento en relación a la obligatoriedad de registro de la jornada de los trabajadores, entre las aclaraciones a destacar sobre el contenido de la guía merece la pena analizar los siguientes aspectos:

1.- Registro horario de los trabajadores de empresas de trabajo temporal

Corresponde a las empresas de trabajo temporal (ETTs)  la obligación de cumplir con el deber de registro diario de la jornada establecido en el artículo 34.9 del ET así como la de conservar los registros a que se refiere este precepto durante cuatro años, manteniéndolos a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

Ahora bien, corresponderá a las ETTs y a las empresas usuarias «establecer los procedimientos de aportación de los registros para el cumplimiento de sus obligaciones».

2.- Registro horario de los trabajadores subcontratados

Dado que el control de la actividad permanece en la empresa contratista o subcontratista, verdadera empleadora, esta será la responsable del cumplimiento de todas las obligaciones laborales, incluidas las relativas a registro diario de jornada.

Con el objetivo de asegurar una mayor fiabilidad de la jornada efectivamente realizada por los trabajadores de la contratista, cuando los trabajadores de la contratista prestan actividad en la empresa principal, ambas empresas podrán acordar servirse de los sistemas de registro diario de jornada empleados en la principal para sus trabajadores.

En todo caso, es obligación de la contratista conservar y mantener la documentación de los registros diarios realizados.

3.- ¿Cómo se registra la jornada de los trabajadores que se desplazan a otros centros o empresas clientes, así como las jornadas partidas u otras interrupciones?

Será «conveniente» registrar todos los aspectos de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, en especial lo relativo a pausas diarias obligatorias legal o convencionalmente previstas, o voluntarias, para permitir eludir la presunción de que todo el tiempo que media entre el inicio y finalización de jornada registrada constituye tiempo de trabajo efectivo.

En el documento de la Guía se establece que «Cuando la expresión legal, convencional o contractual de esas interrupciones o pausas intrajornada es clara, predeterminada y global, el registro diario podrá eludir esos elementos configurativos internos de la jornada diaria, porque resultan identificables en relación con esos otros instrumentos que permiten dar certeza y seguridad jurídica del tiempo de trabajo realizado y retribuible. No obstante, en caso contrario, es recomendable que el modelo de registro aplicable contenga parámetros medibles que otorguen valor diario, en su caso, a esas otras pausas».

A estos fines, el Ministerio de Trabajo dirige a la autorregulación por convenio o acuerdo de empresa.

4.- Trabajadores desplazados fuera del centro habitual de trabajo (viajes con motivos laborales)

En relación con los trabajadores desplazados fuera del centro habitual de trabajo, con o sin pernocta, el nuevo registro diario de jornada no altera la aplicación de las reglas estatutarias generales, debiéndose registrar el tiempo de trabajo efectivo. Es decir (sin perjuicio de su compensación mediante dietas o suplidos), solo tiene la consideración de jornada laboral a efectos de registro lo contemplado en el artículo 34 ET, aun cuando subsistan deberes empresariales en materia de prevención de riesgos laborales y sí sea considerado tiempo de trabajo a efectos de accidente de trabajo (in itinere o en misión) porque el trabajador se encuentra bajo la esfera organizativa del empresario, sin poder retornar a su ámbito personal para romper el nexo causal con su actividad profesional.

No obstante, en este punto se recomienda que el registro, a efectos de prueba de la separación entre ambos elementos temporales, deje constancia expresa de su cómputo, siendo adecuada la declaración documentada del trabajador, al margen de la capacidad de control y ejercicio de poderes directivos por parte de la empresa para verificar la realidad de esa manifestación.

5.- Únicas excepciones al registro horario

El registro horario se aplica a la totalidad de trabajadores, englobando, como únicas peculiaridades o excepciones al mismo, las siguientes: 

– Relaciones laborales de carácter especialEn concreto, queda completamente excepcionada de la aplicación de la norma el personal de alta dirección contemplado en el artículo 2.1.a) ET, socios trabajadores de cooperativas, trabajadores autónomos, etc.

– Trabajadores que cuentan con un régimen específico o particular en materia de registro de jornada:

a) Los trabajadores con contrato a tiempo parcial, para los que ya existe una obligación de registro regulada en el artículo 12.4.c) ET.

b) Trabajadores que, a día de hoy, ya cuentan con registros específicos regulados en el Real Decreto 1561/1995, de 21 de septiembre, sobre jornadas especiales de trabajo, y que son los llamados en el propio Real Decreto trabajadores móviles (determinados transportes por carretera), trabajadores de la marina mercante y trabajadores que realizan servicios de interoperabilidad transfronteriza en el transporte ferroviario, todos ellos como consecuencia de diversas Directivas comunitarias.

6.- Registro de fórmulas de flexibilidad del tiempo de trabajo y de distribución irregular de la jornada (trabajo a distancia o teletrabajo y horarios flexibles del trabajador)

Dado que cabe variabilidad de la jornada diaria de trabajo (jornadas diarias superiores compensadas con otras inferiores, por ejemplo), cuyo cómputo a efectos de determinación del tiempo de trabajo realmente realizado por el trabajador requiere períodos o secuencias temporales superiores al día, el registro diario de jornada, exigible en todo caso, deberá ponderarse y globalizarse a efectos de control y contabilización del tiempo de trabajo efectivo en dichas secuencias superiores a la diaria. De suerte que si, por ejemplificar, la flexibilidad horaria exige el cumplimiento de una determinada jornada mensual, libremente distribuida por el trabajador, el hecho de que un registro horario diario compute excesos de jornada no se interpretará como trabajo extraordinario o por encima del pactado si, analizados los registros de los restantes días del mes, queda acreditado el cumplimiento de la jornada mensual ordinaria. En coherencia, cualesquiera otros períodos de referencia a los fines redistributivos seguirán idéntica regla.

En el caso de trabajo a distancia, incluido el teletrabajo, existen fórmulas asequibles que aseguran el registro de la jornada diaria, incluidas las especificidades o flexibilidad para su cómputo, a través de registros telemáticos o similares. En todo caso, si existe autorregulación convencional al respecto, mediante la negociación colectiva o el acuerdo de empresa, o si el empresario da por buena la firma por el trabajador de hojas o instrumentos similares de autogestión del tiempo de trabajo del teletrabajador o trabajador a distancia, tales serán instrumentos válidos para dar cumplimiento a la obligación legal. Todo ello sin perjuicio de la capacidad de control y poder de dirección del empresario para asegurar la veracidad de la declaración unilateral del trabajador

7.- Forma de registro y consulta con los representantes legales de los trabajadores

Poco se aclara sobre la necesidad impuesta de registro «día a día e incluir el momento de inicio y finalización de la jornada», llamándose a la autorregulación, mediante la negociación colectiva o el acuerdo de empresa.

Así: «será válido cualquier sistema o medio, en soporte papel o telemático, apto para cumplir el objetivo legal, esto es, proporcionar información fiable, inmodificable y no manipulable a posteriori, ya sea por el empresario o por el propio trabajador. Para ello, la información de la jornada debe documentarse en algún tipo de instrumento escrito o digital, o sistemas mixtos, en su caso, que garanticen la trazabilidad y rastreo fidedigno e invariable de la jornada diaria una vez de registrada».

«Dentro de ciertos márgenes» las diferentes tipologías de empresas, sectores y ocupaciones profesionales puedan contar con un modelo o sistema adecuado a sus características, y precisar, de acuerdo con las propias definiciones contenidas en el convenio, condiciones tales como interrupciones, pausas, flexibilidad en la distribución del tiempo de trabajo o similares.

Tan solo en defecto de convenio o acuerdo colectivo corresponde al empresario establecer un sistema propio que, en todo caso, debe someterse a la consulta de los representantes legales de los trabajadores

Por «consulta» con la representación legal de los trabajadores a la hora de entender cumplida la obligación legal la guía cita el art. 64.1 y 64.6 ET

«la consulta debe permitir a los representantes de los trabajadores el intercambio de opiniones y la apertura de un diálogo entre el empresario y el comité de empresa sobre una cuestión determinada, incluyendo, en su caso, la emisión de informe previo por parte del mismo»

«La información se deberá facilitar por el empresario al comité de empresa, sin perjuicio de lo establecido específicamente en cada caso, en un momento, de una manera y con un contenido apropiados, que permitan a los representantes de los trabajadores proceder a su examen adecuado y preparar, en su caso, la consulta y el informe. La consulta deberá realizarse, salvo que expresamente esté establecida otra cosa, en un momento y con un contenido apropiados, en el nivel de dirección y representación correspondiente de la empresa, y de tal manera que permita a los representantes de los trabajadores, sobre la base de la información recibida, reunirse con el empresario, obtener una respuesta justificada a su eventual informe y poder contrastar sus puntos de vista u opiniones con objeto, en su caso, de poder llegar a un acuerdo sobre las cuestiones indicadas en el apartado 5, y ello sin perjuicio de las facultades que se reconocen al empresario al respecto en relación con cada una de dichas cuestiones. En todo caso, la consulta deberá permitir que el criterio del comité pueda ser conocido por el empresario a la hora de adoptar o de ejecutar las decisiones. Los informes que deba emitir el comité de empresa tendrán que elaborarse en el plazo máximo de quince días desde que hayan sido solicitados y remitidas las informaciones correspondientes»

8.- ¿Qué significa que los registros permanecerán a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social?

Según la guía la necesidad de que los registros “permanezcan a disposición” debe interpretarse en el sentido de estar y permanecer físicamente en el centro de trabajo, o ser accesibles desde el mismo de forma inmediata. Esto supone un intento de evitar la posibilidad de la creación posterior, manipulación o alteración de los registros. 

9.- El registro de jornada fijado en el artículo 34.9 ET ¿puede utilizarse de forma simultáneamente para el cumplimiento de la obligación de registro de horas extraordinarias fijado por el art. 35.5 ET?

Reconociendo que el registro diario de jornada y el registro de horas extraordinarias son obligaciones legales independientes y compatibles, el Ministerio de Trabajo entiende que el registro del artículo 34.9 ET puede utilizarse simultáneamente para el cumplimiento de la obligación de registro del artículo 35.5 ET, además de que, adicionalmente, deba cumplirse el resto de las obligaciones establecidas en este último precepto y en el apartado 2 de la disposición adicional tercera del Real Decreto 1561/1995, de 21 de septiembre.

10.- Derechos de los trabajadores a la intimidad 

En el supuesto de que el sistema de registro establecido mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores en la empresa requiera el acceso a dispositivos digitales o el uso de sistemas de videovigilancia o geolocalización, deben respetarse en todo caso los derechos de los trabajadores a la intimidad previstos en el artículo 20 bis del Estatuto de los Trabajadores, que remite a la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales.

Consulte aquí la Guía sobre el Registro de Jornada:

Recordatorio julio 2019: declaraciones de IVA, retenciones, pagos fraccionados IRPF, declaración del Impuesto sobre Sociedades y de la cesión de uso de viviendas con fines turísticos

Le recordamos que en el próximo mes de julio debe hacer la presentación del IVA, de las retenciones a cuenta de Renta y Sociedades y del pago fraccionado de Renta (en este caso para empresarios y profesionales en estimación directa y objetiva).

En concreto, el próximo día 22 julio se ha de presentar y en su caso proceder al ingreso del 2º TRIMESTRE 2019 correspondiente al IVA y al pago fraccionado del IRPF en relación a las actividades empresariales y profesionales, así como al ingreso de las retenciones sobre los alquileres de locales de negocio y sobre las rentas de capital.

En el caso de sociedades, les recordamos también que el próximo día 25 de julio finaliza el plazo para presentar la declaración del Impuesto sobre Sociedades del ejercicio 2018. No obstante lo anterior, si el período impositivo coincide con el año natural y se produce la domiciliación del pago de la deuda tributaria, el plazo para dicha domiciliación bancaria es del 1 de julio al 20 de julio de 2019, ambos inclusive, si bien puede realizarse en la entidad de depósito que actúe como colaboradora en la gestión recaudatoria (banco, caja de ahorro o cooperativa de crédito) sita en territorio español en la que se encuentre abierta a su nombre la cuenta en la que se domicilia el pago.

Declaración informativa trimestral de la cesión de uso de viviendas con fines turísticos

También le recordamos les recordamos que tienen hasta el 31 de julio para presentar el Modelo 179 “Declaración informativa trimestral de la cesión de uso de viviendas con fines turísticos” del segundo trimestre de 2019. Están obligadas a su presentación las personas y entidades que presten el servicio de intermediación entre los cedentes y cesionarios del uso de viviendas con fines turísticos, ya sea a título oneroso o gratuito

Por este motivo, les rogamos que, en el menor plazo posible,  nos faciliten toda la documentación así como aquellos datos que les solicitamos para poder realizar la confección  y presentación de dichas declaraciones.

Plazo para la aprobación de las cuentas anuales del ejercicio 2018

Le recordamos que, para todas aquellas sociedades cuyo cierre de ejercicio social coincide con el año natural (31 de diciembre), el plazo para la formulación de las Cuentas Anuales por los administradores de las sociedades, correspondientes al ejercicio social cerrado a 31 de diciembre de 2018, finalizó el pasado día 31 de marzo de 2019, y el plazo para la aprobación de aquellas Cuentas Anuales por la Junta General de Socios/Accionistas de las mismas finalizará el próximo día 30 de junio de 2019. Y además en el mes siguiente a la celebración de la Junta General hemos de depositar las Cuentas Anuales 2018 en el Registro Mercantil.

            Atención. A partir de la convocatoria de la junta general, cualquier socio podrá obtener de la sociedad, de forma inmediata y gratuita, los documentos que han de ser sometidos a la aprobación de la misma, así como el informe de gestión y el informe del auditor de cuentas si los hubiere.

Las cuentas anuales

Las Cuentas Anuales comprenderán:

  • El balance
  • La cuenta de pérdidas y ganancias,
  • Un estado que refleje los cambios en el patrimonio neto del ejercicio (ECPN),
  • Un estado de flujos de efectivo (EFE) y
  • La memoria

Son documentos que forman una unidad y deben ser redactados con claridad y mostrar la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y los resultados de la empresa de conformidad con las disposiciones legales. Así en la contabilización de las operaciones se atenderá a su realidad económica y no sólo a su forma jurídica.

            Atención. En el ordenamiento contable actual, el Estado de Flujos de Efectivo NO RESULTA OBLIGATORIO cuando se presentan cuentas anuales en formato Pyme o Abreviado; mientras el Estado de Cambios en el Patrimonio Neto (ECPN), que con la aprobación del PGC resultaba obligatorio, a partir de 1 de Enero de 2016, con la reforma contable introducida por el Real Decreto 602/2016, de 2 de diciembre, TAMPOCO RESULTA OBLIGATORIO cuando se presentan cuentas anuales en formato Pyme o Abreviado.

¿Quién tiene la obligación de presentar las cuentas anuales? 

Los administradores de la sociedad, que deben presentar en el Registro Mercantil del domicilio social certificación de los acuerdos de la junta de socios de aprobación de dichas cuentas, de aplicación de su resultado, así como, en su caso, el informe de gestión y el informe del auditor, cuando la sociedad esté obligada a auditoría o ésta se hubiera acordado a petición de la minoría.

Las cuentas anuales son objeto de publicidad y cualquiera puede consultarlas y obtener información del Registro Mercantil de todos los documentos depositados.

            Atención. Los administradores de la sociedad son quienes tienen la obligación de convocar la junta de socios a la que someter la aprobación de las cuentas y, una vez aprobadas, llevar a cabo su posterior depósito ante el Registro Mercantil en el mes siguiente.

Y con el cumplimiento de este requisito de dar publicidad a las cuentas anuales termina el ciclo que debemos realizar cada año, amén de la legalización de los libros oficiales, que de forma telemática hay que presentar en los primeros cuatro meses del año.

Si no se depositan las cuentas

Si deposita las cuentas más tarde, su empresa podrá ser objeto de las siguientes sanciones:

  • Una multa de entre 1.200 y 60.000 euros.  El importe concreto se determinará en función de las partidas del activo y de la cifra de ventas declaradas en el último Impuesto sobre Sociedades. Si la empresa (o el grupo de empresas) tiene un volumen de facturación anual de más de 6 millones de euros, el importe máximo de la multa puede llegar a ser de 300.000 euros.
  • Además, si pasa un año desde la fecha de cierre del ejercicio sin que se hayan depositado las cuentas anuales, el Registro Mercantil quedará “cerrado” para su empresa. Es decir, hasta que no las deposite, no podrá inscribir la mayoría de acuerdos de la sociedad (por ejemplo, una escritura de cambio de domicilio o de ampliación de capital).

            Atención. Si las cuentas anuales no se hubieran depositado por no estar aprobadas por la Junta General, el cierre registral podrá evitarse si esa circunstancia se acredita con certificación del órgano de administración expresando la causa de la falta de aprobación. Si esta situación persiste, debe presentarse la certificación cada 6 meses.

No obstante, aunque pase un año sin que su empresa presente las cuentas anuales, sí que podrá inscribir en el Registro Mercantil determinados documentos: el cese del administrador, una revocación de poderes, la disolución de la sociedad y el nombramiento de liquidadores.

Además, en caso de incumplir con su obligación de presentar las cuentas anuales en el Registro Mercantil del domicilio social, al mes siguiente de su aprobación, los administradores estarían  incumpliendo la legislación vigente con las siguientes consecuencias:

  • No se permitirá la inscripción de documento alguno referido a la sociedad mientras el incumplimiento persista, con lo que entre otras cosas no se podrán nombrar administradores, ni otorgar poderes, hasta que  no estén depositadas las cuentas.
  • En el caso de los administradores, la no presentación de las cuentas supone que no se ha actuado con la debida diligencia de un ordenado empresario  y en consecuencia si se origina un daño a la sociedad, podría tanto la propia Sociedad como los socios o un tercero reclamar los daños causados a la sociedad por este. Además en el caso de que la sociedad se encuentre en una situación de insolvencia, la falta de diligencia en la actuación del empresario en la no presentación de las cuentas, puede suponer que este tenga que responder de las deudas de la sociedad, ya que la Ley Concursal establece como un supuesto de concurso culpable la no formulación de las cuentas anuales, no someterlas auditoria si estuviera obligado, o la falta de depósito de estas en el Registro Mercantil en alguno de los tres últimos ejercicios anteriores a la declaración de concurso.
  • Puede llegar incluso a existir responsabilidad penal en caso de cometer conductas fraudulentas tales como falsificar las cuentas anuales, conforme establece el artículo 290 del Código Penal.

Atención. Cuando una sociedad no está obligada a auditarse, los socios que representen al menos un 5% del capital (por sí solos o agrupados) pueden solicitar al registrador que nombre a un auditor para que revise las cuentas. La solicitud debe realizarse antes de que hayan transcurrido 3 meses desde el cierre del ejercicio cuyas cuentas se van a auditar.

El pacto de no competencia poscontractual ¿es válido firmar un pacto de no competencia una vez iniciada la relación laboral?

El pacto de no competencia para después de extinguido el contrato de trabajo, que no podrá tener una duración superior a dos años para los técnicos y de seis meses para los demás trabajadores, solo será válido si concurren determinados requisitos.

Puede ocurrir que algunos de sus trabajadores se vayan a la competencia, o inicien una actividad por su cuenta, y se lleven información confidencial o a una parte de su clientela.

En estos casos es conveniente que firme con el trabajador un pacto de no competencia.  Mediante dicho pacto, el trabajador renuncia a hacerle la competencia cuando abandone su empresa a cambio de que la misma le abone una contraprestación económica. Piense que el pacto de no competencia se puede suscribir mediante una cláusula en el contrato una vez iniciada la prestación de servicios, o incluso al término de la relación laboral.

Pacto de no concurrencia

La suscripción de este pacto obliga al trabajador a no competir de manera desleal con el empleador durante el tiempo de prestación de servicios, y tras la extinción del contrato por cualquier causa.

Para que este pacto sea válido se deben cumplir los siguientes requisitos (artículo 21 del Estatuto de los Trabajadores):

  • Que el empresario tenga un efectivo interés industrial o comercial en ello. El pacto debe estar fundado en hechos tales como que el trabajador tenga, efectivamente, conocimientos empresariales en relación con las técnicas organizativas o de producción de la empresa, de las relaciones personales con la clientela o proveedores, etc. A partir de ese efectivo interés industrial o comercial se determina el ámbito funcional (la actividad paralela dentro un campo profesional idéntico o próximo) y espacial (el territorio en el que la empresa realiza efectivamente su actividad) del pacto. Así, no es válido que pacte la prohibición de trabajar en cualquier actividad o en una que no esté relacionada con su empresa (salvo que acredite que puede existir un perjuicio).
  • Eperíodo de tiempo máximo durante el cual su trabajador no podrá hacerle la competencia es de dos años si se trata de un técnico (por ejemplo, un responsable de departamento) o de seis meses en el resto de casos (por ejemplo, si es un administrativo sin ninguna responsabilidad pero que tiene acceso a datos confidenciales). Si la duración pactada excediese de la legal el acuerdo sería nulo en su origen y no podría reconocérsele efectividad alguna.
  • Que se satisfaga al trabajador una compensación económica adecuada. Debe abonar al afectado una compensación económica adecuada a cambio de su renuncia a elegir libremente su futura profesión. Aunque no existe una regla para determinar la cuantía, ésta se puede fijar en base a su salario, al período de tiempo durante el que renuncia a competir, al ámbito geográfico sobre el que opera la prohibición, a su formación, etc.

Este uno de los requisitos que genera más controversia, ya que como la legislación laboral sólo establece la una compensación económica “adecuada”, han tenido que ser los Tribunales los encargados de limitar este apartado. Jurisprudencialmente la adecuación de la compensación económica dependerá del ámbito local y temporal incluido en la cláusula y de las posibilidades de empleo o circunstancias personales del empleado; esto es, atendiendo a la amplitud geográfica y funcional y a la duración de la no competencia, así como a la edad o titulación del empleado, los jueces serán en última instancias los que estimen o no apropiada la cantidad que abone el empresario por el pacto.

Atención. El pacto se debe establecer de mutuo acuerdo entre ambas partes. Por tanto, si la empresa le propone a su empleado firmarlo y éste se niega, no podrá obligarle. Asimismo, una vez hayan firmado el pacto, la empresa no lo podrá suprimir o evitar de forma unilateral.

Respecto al pago de la compensación económica, su empresa puede efectuarlo cada mes a través de un concepto diferenciado en nómina, o al término de la relación laboral (en un pago único o de forma fraccionada). Y, en cualquier caso, la cuantía tiene carácter indemnizatorio, ya que resarce al afectado por su renuncia a elegir cualquier trabajo futuro. Ello implica que no deberá computarla a efectos de calcular posibles indemnizaciones por despido. No obstante, dicha cuantía sí que cotiza y sí que está sujeta a IRPF:

Forma del pacto de no competencia postcontractual

Por motivos de seguridad jurídica resulta aconsejable realizar este tipo de pacto por escrito, no obstante la ley no prevé requisito de forma alguno.

La formalización podrá tener lugar al celebrar el contrato o con posterioridad, a la entrega del borrador del finiquito, en el momento de la extinción o en el acto de conciliación que tenga lugar tras el despido.

¿Qué retención tengo que aplicar sobre los atrasos pagados en mi empresa?

Muchas empresas retienen el tipo fijo del 15% sobre los atrasos que satisfacen. Pero este tipo fijo sólo se aplica en algunos casos. Lo determinante es el momento de la exigibilidad de dichas cantidades.

En ocasiones a las empresas le surgen las dudas sobre el tipo de retención que deben aplicar a los trabajadores cuando abonan diferencias retributivas correspondientes a ejercicios anteriores.  ¿Qué cantidad corresponde retener sobre los atrasos? ¿Es posible aplicar un tipo fijo del 15% siempre?

La Ley del IRPF regula imputación temporal de los rendimientos del trabajo y establece, como regla general, que los rendimientos del trabajo se imputan al período impositivo en que son exigibles por su perceptor. Junto a esta regla general, la Ley contiene ciertas reglas especiales, entre ellas, dispone lo siguiente:

a) Cuando no se hubiera satisfecho la totalidad o parte de una renta, por encontrarse pendiente de resolución judicial la determinación del derecho a su percepción o su cuantía, los importes no satisfechos se imputarán al período impositivo en que aquélla adquiera firmeza.

b) Cuando por circunstancias justificadas no imputables al contribuyente, los rendimientos derivados del trabajo se perciban en períodos impositivos distintos a aquéllos en que fueron exigibles, se imputaran a éstos, practicándose, en su caso, autoliquidación complementaria, sin sanción ni intereses de demora ni recargo alguno. Cuando concurran las circunstancias previstas en el párrafo a) anterior, los rendimientos se considerarán exigibles en el período impositivo en que la resolución judicial adquiera firmeza.

La autoliquidación se presentará en el plazo que media entre la fecha en que se perciban y el final del inmediato siguiente plazo de declaraciones por el impuesto.

En cuanto al tipo de retención, el Reglamento del IRPF, establece que la retención a practicar sobre los rendimientos del trabajo será el resultado de aplicar a la cuantía total de las retribuciones que se satisfagan o abonen, el tipo de retención que corresponda. En concreto establece un tipo del 15 % para los atrasos que correspondan imputar a ejercicios anteriores.

Muchas empresas retienen el tipo fijo del 15% sobre los atrasos que satisfacen. Pero este tipo fijo sólo se aplica en algunos casos.  Como hemos visto, lo determinante es el momento de la exigibilidad de dichas cantidades:

  • Si dichas diferencias son exigibles tras la publicación de un convenio o tras una sentencia que reconoce las diferencias a favor del trabajador, lo correcto es sumar esas retribuciones a los ingresos del año y regularizar el tipo de retención según esa cifra. Esto es así dado que esos importes son exigibles en ese momento (en el año en cuestión).
  • Ahora bien, si las cuantías fueron exigibles en otros años y se abonan ahora (por ejemplo, si no se pagaron en su momento porque la empresa atravesaba por dificultades y no tenía liquidez para afrontar el pago), procede aplicar un tipo fijo de retención del 15%.

Atención. Si el retraso deriva de un litigio (porque se discutía si se debía pagar o no un concepto, o su cuantía), las sumas son exigibles en el momento en que la resolución judicial adquiera firmeza. Por tanto, la retención será la que se esté aplicando en ese momento, y no el tipo fijo del 15%.

Verifique si el pago de los atrasos supone la regularización del tipo aplicable, al cambiar las remuneraciones inicialmente previstas a la hora de calcular la retención.

Ejemplo

El 30 de abril de 2018 un trabajador percibió unas diferencias retributivas correspondientes a los períodos 2012 a 2018. Las diferencias correspondientes al período comprendido entre el 1 de enero de 2012 y el 30 de junio de 2015, fueron reconocidas por sentencia judicial de fecha 15 de febrero de 2017, que fue objeto de recurso por la empresa que fue inadmitido a trámite el 12 de marzo de 2018.

En este caso, en cuanto a la imputación temporal:

1ª. Procederá imputar al período impositivo en el que la resolución judicial haya adquirido firmeza (2018) los rendimientos comprendidos entre el 1 de enero de 2012 y el 30 de junio de 2015, reconocidos en la resolución judicial.

2ª. Los rendimientos no comprendidos en el ámbito de la resolución judicial, esto es los posteriores a 30 de junio de 2015, se imputan en el respectivo período impositivo de su exigibilidad.

Respecto a la retención aplicable:

A los rendimientos satisfechos en cumplimiento de sentencia, esto es los comprendidos entre el 1 de enero de 2012 y el 30 de junio de 2015, éstos no tienen por sí mismos y a efectos de retenciones la consideración de atrasos, y la retención se determina conforme a lo dispuesto en el procedimiento general aplicable sobre los rendimientos del trabajo.

Finalmente la retención de los rendimientos satisfechos no comprendidos en el ámbito de la sentencia, comprendidos entre el 1 de julio de 2015 y 31 de diciembre de 2017, que se perciben en un período impositivo posterior al de su imputación, se practicará aplicando el tipo del 15 por ciento sobre los rendimientos íntegros.

¿Se pueden emitir o recibir facturas en idiomas extranjeros? ¿podrán expresarse en cualquier moneda?

Tanto las facturas que emita como las que reciba pueden expresarse en idiomas y monedas extranjeros, pero el IVA debe aparecer siempre en euros.

En algunas ocasiones se habrá preguntado si como empresario o profesional, además de emitir facturas en los idiomas oficiales de su país, puede emitir facturas en cualquier idioma si tiene clientes o proveedores extranjeros, y si los importes que aparecen en las facturas (tanto en las emitidas como en las recibidas), pueden expresarse en cualquier moneda.

La normativa fiscal (Real Decreto 1619/2012, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación) establece al respecto que:

A. Idioma

Las facturas o documentos sustitutivos pueden expedirse en cualquier lengua. No obstante, la Administración tributaria cuando lo considere necesario a los efectos de cualquier actuación dirigida a la comprobación de la situación tributaria del empresario o profesional o sujeto pasivo, podrá exigir una traducción al castellano, o a cualquier otra lengua oficial en España de las facturas expedidas en una lengua no oficial que correspondan a operaciones efectuadas en el territorio de aplicación del IVA, así como de las recibidas por los empresarios o profesionales o sujetos pasivos establecidos en dicho territorio.

Por tanto, su empresa puede emitir y recibir las facturas en cualquiera de los idiomas oficiales que se hablan en España (castellano, catalán, gallego o euskera).  Tampoco hay ningún problema en que emita o reciba facturas en idiomas extranjeros. Pero si es objeto de una comprobación, Hacienda puede exigirle que las traduzca. A estos efectos:

  • Respecto a las facturas recibidas, pueden exigirle la traducción en todos los casos. Respecto a las emitidas, sólo en caso de operaciones sujetas a IVA español, así como en exportaciones y entregas intracomunitarias.
  • En cambio, Hacienda no puede exigirle que traduzca facturas por servicios que se entienden prestados en el extranjero no sujetos a IVA español (por ejemplo, si su empresa presta un servicio de asesoría a una empresa alemana).

B. Moneda

Los importes que figuran en las facturas o documentos sustitutivos podrán expresarse en cualquier moneda, a condición de que el importe del impuesto que se repercuta, se exprese en euros, a cuyo efecto se utilizará el tipo de cambio vendedor, fijado por el Banco Central Europeo, que esté vigente en el momento del devengo del Impuesto.

Por tanto:

  • En las facturas en las que se repercuta IVA español, la cuota de IVA debe aparecer expresada en euros. Por ejemplo, si compra productos a una filial española de una multinacional americana que opera en dólares y la factura está emitida en dicha moneda, para deducirse el IVA éste deberá aparecer expresado en euros.
  • Efectúe la conversión utilizando el tipo de cambio vendedor vigente en la fecha de la operación (éste es publicado por el Banco Central Europeo y puede consultarse en la web del Banco de España).